沈阳工业大学关于研究生培养文档材料的保管规定

  为了合理、充分利用我校教学资源和办学资源,规范管理研究生培养环节有保存利用价值的纸质与电子材料(以下简称培养材料),使其既能反映研究生培养环节的主要职能活动,维护其历史面貌,又便于分级与分类保管。根据《普通高等学校档案管理办法》、《沈阳工业大学档案管理文件制度汇编》及研究学院内部规范管理需要,特制订本规定。

  一、培养材料保管机构

  根据培养材料保存价值及重要程度分别由沈阳工业大学档案馆、研究生院、专业学院三个部门保管。

  二、培养材料的分级与范围

  (一)培养材料的分级

  1.按照《沈阳工业大学档案管理文件制度汇编》要求,移交给校档案馆的培养材料一律视为重要材料(以下简称归档材料),保管期限与保管办法遵照校档案馆相关规定执行。归档材料整理与归纳由研究生院或专业学院负责,并于规定时间移交校档案馆。

  2.其余非移交校档案馆材料(以下简称非归档材料)分别由研究生院和专业学院负责保管,保管期限依材料性质而定。

  (二)培养材料的范围

  1.归档材料的范围是:

  上级机关下达法规政策文件材料;

  学生学籍管理过程中形成的重要文档、文件材料;

  组织研究生教学过程中形成的重要文档、文件材料;

  学位授予后形成的重要文档、文件材料;

  其他视为重要的文档、文件材料。

  2.非归档材料的范围是:

  体现原始记载的文档材料;

  组织研究生教学、考务过程中形成的一般性文档材料;

  指导教师、任课教师管理过程中形成的一般性文档材料;

  学位材料审查过程中形成的一般性文档材料;

  各培养单位提交有关研究生教育的文档材料;

  与校外单位合作办学的协议、证明;

  其他一般性管理事务文档材料。

  三、保管期限

  培养材料的保管期限分为永久、定期两种。凡是能反映研究生培养主要职能活动和基本历史面貌的具有长久保存和利用价值的,应永久保存。凡是在一定时期内需要查考利用的,应分为长期(15-50年)、毕业后三年、毕业后两年、毕业后一年、短期四种定期保管类型。凡是介于两种期限之间的,应从长保存。

  归档材料的保管期限依据校档案馆规定执行。

  非归档材料分别采用永久和定期两种保管期限。如有相应电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。具体见附表。

  四、非归档材料的超限处理

  超出保管期限的,由研究生院或各培养单位统一销毁。

  五、其他

  本办法自公布之日起施行,由研究生院负责解释。

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