重庆理工大学2021届毕业研究生档案封装和寄发通知

各学院（中心）：

2021届毕业研究生学籍档案封装和寄发工作本周进行。

请各学院（中心）到研究生院领取装档案的材料，自行安排地点封装后，交回研究生院寄发。

1.须装进档案的文档材料：

（1）本科档案（在研究生院领取）

（2）中期考核表（在研究生院领取）

（3）毕业生登记表（在研究生院领取）

（4）学位申请书（在研究生院领取）

（5）报到证白色联（招就处已发放）

（6）党员档案

2.其他耗材（在研究生院领取）：

（1）塑料档案袋外袋

（2）封条（外袋封口处骑缝粘贴）

（3）打印好的快递单

3.封装顺序（请严格按以下顺序封装，避免错漏）

（1）取出档案袋中的《档案材料清单》，核对和在清单上勾选新增的2-6项，按学号汇总后交研究生院（档案材料清单不装入档案中）

（2）清理1-6项材料，装入纸质档案袋中。反复核对和检查，材料有无装错装漏

（3）档案袋封口处用胶水粘贴，骑缝盖“重庆理工大学密封章”后，装入塑料档案袋外袋。

（4）外袋封口处骑缝贴封条，骑缝盖“重庆理工大学密封章”。

（5）学生上交的调档函中，明文要求必须贴到档案外包装上的标签，要剪下来贴在档案袋显眼处。

（6）将快递单第一、二联剪下，贴在档案袋外袋的粘贴处，第三联学院保存备查。

（7）档案按照学号排序后交回研究生院。

4.要返回研究生院的材料

（1）汇总表纸质版签字盖章。

（2）《档案材料清单》，核对后如实勾选新增的材料，按学号排序。

（3）延期毕业、延期授位的学生档案。

5.注意事项

（1）快递单有地址修改的，不能在原单子上直接涂写，只能重新提交档案地址交研究生院。

（2）档案只能寄发到单位，不得寄发到学生或其他个人手中。

（3）安排工作时特别注意，学生本人不得接触和封装自己的档案。

（4）档案中内袋和外袋的盖章都要盖骑缝章，否则收件单位会拒收。

（5）档案为学生重要材料，请认真对待，反复核查，避免错装、漏装。装档负责人为各学院研究生辅导员，为学生档案封装负责。学生为自己档案寄发地址负责。

6.寄发时间

（1）7月5日将档案交回研究生院，统一寄发。

（2）EMS单号将以电子表格形式发给各学院。

研究生院

2021年7月1日