重庆理工大学2021届毕业研究生档案封装和寄发通知

  各学院(中心):

  2021届毕业研究生学籍档案封装和寄发工作本周进行。

  请各学院(中心)到研究生院领取装档案的材料,自行安排地点封装后,交回研究生院寄发。

  1.须装进档案的文档材料:

  (1)本科档案(在研究生院领取)

  (2)中期考核表(在研究生院领取)

  (3)毕业生登记表(在研究生院领取)

  (4)学位申请书(在研究生院领取)

  (5)报到证白色联(招就处已发放)

  (6)党员档案

  2.其他耗材(在研究生院领取):

  (1)塑料档案袋外袋

  (2)封条(外袋封口处骑缝粘贴)

  (3)打印好的快递单

  3.封装顺序(请严格按以下顺序封装,避免错漏)

  (1)取出档案袋中的《档案材料清单》,核对和在清单上勾选新增的2-6项,按学号汇总后交研究生院(档案材料清单不装入档案中)

  (2)清理1-6项材料,装入纸质档案袋中。反复核对和检查,材料有无装错装漏

  (3)档案袋封口处用胶水粘贴,骑缝盖“重庆理工大学密封章”后,装入塑料档案袋外袋。

  (4)外袋封口处骑缝贴封条,骑缝盖“重庆理工大学密封章”。

  (5)学生上交的调档函中,明文要求必须贴到档案外包装上的标签,要剪下来贴在档案袋显眼处。

  (6)将快递单第一、二联剪下,贴在档案袋外袋的粘贴处,第三联学院保存备查。

  (7)档案按照学号排序后交回研究生院。

  4.要返回研究生院的材料

  (1)汇总表纸质版签字盖章。

  (2)《档案材料清单》,核对后如实勾选新增的材料,按学号排序。

  (3)延期毕业、延期授位的学生档案。

  5.注意事项

  (1)快递单有地址修改的,不能在原单子上直接涂写,只能重新提交档案地址交研究生院。

  (2)档案只能寄发到单位,不得寄发到学生或其他个人手中。

  (3)安排工作时特别注意,学生本人不得接触和封装自己的档案。

  (4)档案中内袋和外袋的盖章都要盖骑缝章,否则收件单位会拒收。

  (5)档案为学生重要材料,请认真对待,反复核查,避免错装、漏装。装档负责人为各学院研究生辅导员,为学生档案封装负责。学生为自己档案寄发地址负责。

  6.寄发时间

  (1)7月5日将档案交回研究生院,统一寄发。

  (2)EMS单号将以电子表格形式发给各学院。

  研究生院

  2021年7月1日

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